Enkel mötesteknik
Få mer ut av era möten. Vissa enkla tekniker kan hjälpa till att öka effektiviteten och lönsamheten i projekt och driva arbetet framåt på ett strukturerat sätt.
Möten är svåra. Det är lätt att man flummar iväg och pratar om annat än det man tänkt sig. Ofta går man från mötet ännu mer förvirrad än vad man var tidigare. Just mötesteknik är en ofta förbisedd del i en projektprocess.
Det finns mängder med böcker i ämnet och spaltkilometer med text på internet. Effektiva möten är något som borde prioriteras högt inom alla organisationer.
Oavsett vikten bransch man jobbar i så är möten ibland komplicerade. I ett projekt kan det vara många olika saker som behöver avhandlas och många mötesdeltagare med olika idéer och åsikter som behöver komma till tals.
Här nedan har jag samlat mina erfarenheter och föreslår en grundläggande mall som man kan utgå ifrån vid möten.
Mötesteknik 101
Före mötet definierar mötesorganisatören vilken typ av möte det är och skickar med en agenda.
När mötet startas går man först igenom vad som är syftet med mötet och vad man förväntas ha kommit fram till när mötet är klart. Man utser även en person som för anteckningar och en person (med fördel den som kallat till mötet) som ser till att fokus hålls.
Under mötet ser fokuspersonen till att man håller fokus på rätt punkt och att tiden inte drar iväg.
Efter mötet sker en återkoppling till deltagarna med anteckningar och sammanfattning samt inbjudan till eventuellt uppföljningsmöte.
Lathund för möten:
- Vad är det för typ av möte?
- o Informationsmöte
- o Diskussionsmöte
- o Spånmöte
- o Beslutsmöte
- Agenda
- o Ändringar/förslag
- Vad är målet eller syftet med motet och hur lång tid har vi på oss?
- Fokusperson
- o Oftast den som kallat till mötet
- o En sak i taget, enligt agendan
- o Håller koll på tiden och ser till att allt hinns med
- Återkoppling
- o Dokumentation till deltagarna
- o Eventuellt uppföljningsmöte